Gestire il tempo e gli impegni: il vostro stress non misura la complessità dei vostri progetti  

Oggi parliamo di come gestire il tempo. Qualche giorno fa sono stato ad una conferenza di David Allen. Per chi non lo sapesse David Allen  è famoso in tutto il mondo per il suo metodo di gestione del tempo (GTD: Getting Things Done). Ha scritto diversi libri: in italiano il primo deve essere “Detto fatto!” che spiega bene il metodo, il secondo è “Fatto bene!che applica il metodo anche alla vita di tutti i giorni.
Per me il GTD rimane sempre un metodo molto complesso di gestione del tempo: va bene solo se siete persone molto impegnate e responsabili di molti progetti.

Attenzione che l’impegno non è lo stress. A volte le persone sono molto stressate per gli impegni che hanno, ma non è detto che gli impegni siano poi così complessi quanto i vissuti psicologici che si provano (es: se siete una madre che deve gestire lavoro e le attività pomeridiane dei figli, non vi serve un metodo così “ingegneristico”, ma, indubbiamente, i livelli del vostro stress in alcuni momenti toccheranno soglie infinite 😉 ).
Quindi se siete alle prese con progetti complessi con più azioni e sotto-obiettivi (se siete un project manager conoscerete sicuramente già degli strumenti tecnici) dateci un’occhiata perché, quando bisogna seguire più progetti, delegare, coordinare più persone, è un metodo sicuramente molto utile.

Quello di cui parliamo oggi sono metodi di gestione del tempo utilizzabili per persone normali che come tutti devono andare a fare la spesa seguire la casa, sistemare progetti in ambito lavorativo, ma che non devono coordinare molte persone o che non hanno così tante azioni da fare.

Gestire il tempo: due principi.

gestire il tempoOgnuno di noi è stato alle prese con le classiche liste delle “cose da fare”. Liste che – anche nei fortunosi casi in cui non le perdiamo subito – saranno destinate ad essere completate a metà. Mercoledì a MeLab abbiamo iniziato a parlare di alcuni metodi, non ve li spiego tutti. Alcuni, però li trovate su un sito di un ingegnere che seguo: lui si chiama Andrea Giuliodori, vive a Londra, è stato un consulente aziendale e da anni cura un blog (efficacemente.com) divenuto famosissimo anche per le sue raccolte di metodi per la gestione del tempo (ndr: Andrea è molto attivo in generale su tutta la crescita personale).

Qui vi do due metodi molto semplici da applicare da oggi. Tirate fuori i quaderni: vi spiego delle cose che spiego anche in azienda per introdurre dei metodi più complessi. A volte bastano delle abitudini banali inserite quotidianamente per avere un grande ritorno.

Prima di parlare dei metodi, però, vi do degli spunti su cui riflettere per tenere la rotta: 2 principi per gestire il tempo.

1° Principio per gestire il tempo: non si può gestire il tempo

Prima cosa non si può gestire il tempo. Il tempo scorre inesorabile. Noi possiamo gestire solo alcuni aspetti:

    1. la nostra percezione del tempo: basti pensare a come il tempo voli mentre facciamo qualcosa che ci piace o, al contrario, come il tempo si “non passi” facendo qualcosa di molto noioso;
    2. le nostre attività all’interno del tempo: organizzare le nostre giornate in base alle priorità e agli impegni sprecando meno tempo possibile.

L’organizzazione è fondamentale per il benessere, per la felicità e per la soddisfazione personale: se riusciamo a gestire il nostro tempo per raggiungere i nostri obiettivi, significa che stiamo incanalando una serie di azioni opportune per portarci ad un traguardo.
In azienda (ma anche in cooperativa o in famiglia) l’organizzazione non è un aspetto marginale, è invece cruciale per il benessere delle persone che ci lavorano dentro. Inutile, ad esempio, può promuovere la motivazione, la creatività e la comunicazione tra le persone di un’azienda, se non vi sono dei processi organizzativi e dei metodi di gestione in cui le cose siano fatte in modo funzionale. Una squadra motivata, ma disorganizzata perderà velocemente la propria motivazione.
Dall’altra parte, irrigidire troppo il lavoro delle persone con tecniche e strumenti potrebbe avere lo stesso effetto. Trovare il giusto equilibrio dinamico è compito dei bravi manager.
Ricordiamoci che lo stress lavoro correlato è legato a come le aziende sono organizzate. Se andiamo a burocratizzare troppo i processi cala la motivazione la felicità il benessere all’interno di un’organizzazione.

2° Principio: un metodo di gestione del tempo deve richiedere meno tempo di quello che libera

Secondo principio fondamentale è che un metodo di gestione del tempo deve impegnarci meno tempo di quello che libera all’interno della nostra giornata. Cioè non posso programmare per due ore un’azione sulla carta, se poi l’attuazione di quella stessa azione necessita di una sola ora. Faccio prima a non pianificarla e ad eseguirla direttamente. È un principio di efficienza.
Prima di implementare nelle vostre vite tecniche di gestione del tempo molto complesse, inserite delle semplici nuove abitudini. Non stampate calendari, non comprate lavagne e post-it, non create sul vostro desktop cartelle e file, non programmate l’intero prossimo anno. Il mondo è pieno di progetti bellissimi, mai realizzati: agite subito e con quello che avete (ricordate il “grezzo e veloce” della Lean?).
Quelli che vi spiego adesso sono dei metodi semplici proprio in linea di questo principio di efficienza.

Due Tecniche per gestire il tempo

In due minuti

Primo metodo per gestire il tempo: in due minuti. Ogni cosa che si può fare in meno di due minuti fatela subito. Banale? Sì? Meglio: facciamolo allora!

È un metodo facile e per questo rivoluzionario: ogni cosa che si può fare in due minuti si fa subito. Non si aspetta, non si rimanda, si fa subito. Il nostro cervello non è fatto per tenere delle attività in sospeso, ma è fatto per agire. Non dobbiamo tenere su un angolino della nostra testa tutte quelle piccolissime cose da fare in 2 minuti o meno: sono cianfrusaglie che ingombrano la vostra mente. Rispondere a quella mail, rispondere a quel messaggio. Buttate via tutte quelle cose che vanno ad appesantire la vostra giornata e la vostra capacità di ragionamento. Fate subito. Non posticipate. Cominciate subito (appena dopo aver finito l’articolo 😉 ).

Bacia il rospo

Secondo metodo molto semplice e da applicare subito dopo. Un tempo definito “Ingoia il rospo”, ora modificato in “Bacia il rospo”. Ogni giorno pensate a quale sia l’attività principale che dovete fare proprio in quella giornata: sarà il vostro rospo.

Molto spesso sono attività che rimandiamo da tempo, impegni che ci portano via tempo o che ci chiedono fatica, o che, semplicemente, non abbiamo molta voglia di fare. Sappiamo bene quanto sia deleterio lasciarle lì e quanto le conseguenze peggiorino al nostro procrastinare: bisogna farle. Baciate il rospo, diventerà un bellissimo principe azzurro (o principessa fucsia).

Ogni giorno, dopo le attività “In 2 minuti”, la prima cosa che dovete aggredite è il vostro rospo.

Affrontare l’attività più impegnativa e, probabilmente quindi più produttiva, a inizio giornata con tutte le energie a disposizione incrementerà la vostra efficacia personale e accelererà il tragitto verso i vostri obiettivi.

Ogni mattina, quando vi alzate dal letto, domandatevi

“Tra tutte le cose che devo fare oggi, qual è la cosa principale che devo portarmi a casa? Qual è la più importante? Cosa stasera sarò contento di aver fatto?”

Tra di voi qualche commerciale dovrà chiamare quel benedetto cliente; un altro dovrà portare alla lavasecco i piumoni, un altro ancora finire un libro o parlare con il capo.

Ogni giorno affrontate un piccolo rospo e avrete dietro di voi una fila di principi azzurri… o di amazzoni o di calciatori o di… Insomma: successi. 😀

Gestire il tempo: riassunto

Riassumendo

        1. Non si può gestire il tempo, ma possiamo gestire noi stessi nel tempo.
        1. Un metodo per la gestione del tempo deve essere efficiente. È inutile studiare un metodo molto complesso che ci porta via più tempo di quello che dovrebbe liberare.
        1. Routine quotidiana: prima smarca tutte le cose che necessitano mento di due minuti, poi individua l’attività principale della giornata e bacia il rospo.

Nota: “Gestire il tempo” è il 7° spunto di “15 idee per la tua mente”, un progetto estivo in cui ogni settimana propongo, sulla pagina facebook di MeLab, un argomento di psicologia applicandolo alla vita di tutti i giorni. Questo articolo è la trascrizione (quasi fedele) di una diretta facebook durante il laboratorio dello scorso anno: perdonate la sintassi, coglietene il succo e se avete delle domande ponetele sulla pagina. Ci sarà una diretta ogni mercoledì alle 18:00 durante la quale risponderò alle domande, darò degli esercizi specifici e dei riferimenti per approfondire l’argomento.Intanto andate a fondo pagina per ricevere gli aggiornamenti in anteprima.

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